referat, referate , referat romana, referat istorie, referat geografie, referat fizica, referat engleza, referat chimie, referat franceza, referat biologie
 
Astronomie Istorie Marketing Matematica
Medicina Psihologie Religie Romana
Arte Plastice Spaniola Mecanica Informatica
Germana Biologie Chimie Diverse
Drept Economie Engleza Filozofie
Fizica Franceza Geografie Educatie Fizica
 

Tipuri de comunicare la nivelul firmei

Categoria: Referat Marketing

Descriere:

Un rol important în comunicarea informa-ţiilor este legat de conţinutul acestora. Pe baza acestui criteriu se poate realiza comunicarea unor informaţii de mediu, o comunicare motivaţională sau o comuni-care instrucţională...

Varianta Printabila 


1 Comunicarea este nu numai inevitabilă n momentul n care se ntalnesc doi oameni, dar uneori poate fi vitală.
Aptitudinile de comunicare sunt aptitudini care trebuie nvăţate şi perfecţionate n permanenţă.
Spre deosebire de alte tipuri de comunicare, comunicarea managerială prezintă o serie de particularităţi ce rezidă din scopul, obiectivele şi rolurile acestei comunicări.
O astfel de comunicare are loc n cadrul unei structuri organizate şi n contextul unei culturi organizaţionale. Strategiile de co-municare adoptate de manager trebuie să asigure implementarea strategiei.
n acest context comunicarea ndeplineste mai multe roluri.
Un prim rol constă n asigurarea unei identităţi proprii firmei respective. Totoda-tă, compania dobandeşte şi o imagine creată de efectul actelor sale asupra celor din jur. Identitatea companiei şi imaginea sa reprezintă personalitatea companiei.
Un alt rol al comunicării este acela de a crea o imagine pozitivă a acestei companii.
n ceea ce priveşte informaţia, aceasta are o importanţă deosebită. Pentru membrii unei organizaţii prima informaţie este reprezen-tată de misiunea şi obiectivele acesteia. Aceasta este, de altfel, informaţia de bază care trebuie sa le fie comunicată de către managerii companiei. Toţi membrii firmei trebuie să comunice ţntre ei pentru a putea primi şi transmite informaţii, crend n acest fel fluxuri de comunicare. n cazul unei companii cu activitate internaţionala comunicarea eficientă devine crucială. Activitatea intenaţională implică realizarea comunicării dincolo de graniţele naţionale cu una sau mai multe culturi diferite. De aceea, aceste diferenţe culturale trebuie să fie foarte bine cunoscute şi ntelese pentru a reuşi folosirea unui limbaj, a unor semne şi simboluri specifice fiecărei culturi.

Factori ai procesului de comunicare

Pentru nţelegerea fenomenului comunicării, este necesar de ştiut că procesul comunicaţional reprezintă un demers complex care presupune existenţa mai multor factori implicaţi n actul comunicaţional. Specialiştii n domeniu identifică următoarea schemă a procesului de comunicare:

Schema modelului fundamental al procesului de comunicare (J.J. Van Cuilenburg, O. Sholten şi G.W Noomen)

emiţător        codare         canal          decodare     receptor       efect

    
Emiţătorul
Reprezintă o persoană, un grup sau o organizaţie, indiferent de dimensiunea, domeniul de activitate, poziţionare geografică sau politicile promovate, al cărei rol este de a comunica un mesaj receptorului prin intermediul canalelor de comunicare.


Receptorul (publicul)
Reprezintă orice grup uman caracterizat prin atitudini şi opinii comune, ca şi prin continuitatea ideilor şi valorilor sociale, constituind ţinta mesajului transmis de emiţător.

Mesajul (semnal)
Este constituit din una sau mai multe informaţii pe care emiţătorul le transmite, prin canalele de comunicare, publicului-receptor.

Canal de comunicare
Este mijlocul prin intermediul căruia un mesaj ajunge de la emiţător la receptor şi/sau invers (poşta electronică, televiziunea, radioul etc.)

Procesul de codare - decodare
Se referă la modalitatea de emitere a unui mesaj către receptor şi modul n care informaţia conţinută n mesaj este percepută de către public. Este, deci, capacitatea partenerilor de a emite şi recepta semnale ntr-un anumit cod, cunoscut de ambii parteneri (de menţionat faptul că, n general, n orice proces de comunicare partenerii „joacă” pe rnd rolul de emiţător şi receptor).



Factorii perturbatori
Se referă la acele elemente din mediul nconjurător (lumină, zgomot, umiditate, poluare etc) care pot determina decodarea mesajului n mod distorsionat de către receptor.

Feedback
Este reacţia receptorului faţă de mesajul primit de la emiţător, care poate fi manifestă sau intuitivă.

Fiecare dintre membrii unei instituţii poate fi zilnic emiţător şi receptor de informaţie. De aceea, conduita şi mesajele transmise de fiecare din noi sunt esenţiale n formarea imaginii instituţiei.


Rolul informaţiei n comunicare
Puterea unei firme, şi nu numai, este dată din ce n ce mai mult de cunoaştere, iar aceasta presupune informaţii. Acestea tre-buie să fie din ce n ce mai multe, mai diverse, obţinute n timp ct mai scurt. n condiţiile unei avalanşe de informaţii, pentru a nu fi sufocaţi, dezorientaţi sau surprinşi de evenimente nepregatiţi, este necesar un sistem informaţional.
Sistemul informaţional este definit ca ansamblul datelor, circuitelor si fluxuri-lor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare, menite să contribuie la fundamentarea, stabilirea şi realizarea sistemului de obiective al organizaţiei (Burdus, Caprarescu, 1999, p. 366).
Sistemul informaţional presupune, n construcţia şi funcţionarea sa, existenţa unor componente cu caracter general, indiferent de specificul organizaţiei.
Astfel, datele sunt descrieri cifrice sau letrice ale unor acţiuni, fapte, procese, fenomene, care privesc mediul intern sau extern al organizaţiei.
Informaţiile se definesc ca ansamblul de date care aduc beneficiarului un spor de cunoaştere privind organizaţia şi mediul ei, şi care i oferă elemente de noutate necesare ndeplinirii obiectivelor individu-ale.
Circuitul informaţional este traiectul parcurs de date, informaţii, decizii, de la emitator la destinatar (Burdus, Caprarescu, 1999; 369).
n aceea ce priveşte fluxul informaţional, acesta este determinat de deciziile referitoare la una sau mai multe activităţi specifice vehiculate pe trasee prestabilite cu o anumită viteză, frecvenţa şi pe anumiţi suporţi informaţionali.
Informatia n comunicare are un rol esenţial n eficientizarea activităţii unui manager. Fluxurile informaţionale sunt stabilite prin filozofia de comunicaţii a companiei şi se află n stransă legătură cu sistemul organizatoric al acesteia (Popa, Filip, p.226).
Aici trebuie avută n atenţie şi clasificarea informaţiilor care circulă prin aceste fluxuri.
ntr-o primă fază distingem informaţii absolute. Ele devin informaţii distribuite din momentul n care ncep să circule. Problema constă n detectarea, selectarea şi distribuirea informaţiilor absolute.
n acest context, important este de unde se culeg informaţiile. Răspunsul este foarte clar, din exteriorul sau interiorul firmei.
Detectarea şi selectarea informaţiilor necesare depinde de ce anume se cunoaşte n cadrul firmei şi cine le cunoaşte din cadrul organizaţiei.
Astfel, informaţia distribuită devine informaţie absolută pentru ultimul nivel la care se opreşte distribuţia.
Cnd fluxul de informaţii are loc de sus n jos, informaţiile absolute sunt deţinute de către conducerea companiei. Deseori se ntmplă ca nivelurile inferioare să reclame o distribuţie inadecvată a informaţiilor.
n aceste cazuri managerul deţine informaţiile necesare dar nu le distribuie, iar nivelurile superioare invocă lipsa acestor informaţii. Rezolvarea problemei implică realizarea analizei la cel mai nalt nivel şi obţinerea informaţiilor absolute din afara companiei. Specialiştii n domeniu apreciază că se cunosc patru tipuri de mediu (Emery si Tris, 1965, p. 21-32).
Primul tip de mediu este cel liniştit – aleator. n această categorie de mediu, att scopurile firmei ct şi pericolele pe care trebuie sa le evite sunt relativ constante şi distribuite aleator n mediu.
Al doilea tip de mediu este denumit liniştit – grupat. Activitatea ntr-un asemenea mediu implica o abordare pe termen lung din partea companiei. Conectarea numai pe scopuri de scurtă durată ar putea avea ca efect orientarea companiei spre o zonă de factori nocivi.
Al treilea tip de mediu este cunoscut sub denumirea de mediu disturbat – reactiv. Caracteristica este data de disturbarea sa de prezenţa competitorilor. Este necesar a şti ce fac aceştia şi de a reacţiona (Popa, Filip, p. 226).
Al patrulea tip de mediu este şi cel mai complex. Este aşa-numitul mediu turbu-lent. Acesta este cunoscut ca un mediu foarte dinamic. Specific acestui tip de mediu este faptul că impune schimbarea strategiilor de bază ale companiei pentru a asigura supravieţuirea.
Prin interacţiunea ei cu mediul, compania trece de la un tip de mediu la altul, proces care implică schimbarea strategiilor de acţiune şi, implicit, a nevoilor informaţio-nale.
Practic, informaţiile influenţează şi chiar dictează modul de acţiune.Informaţia apare nsă ca urmare a interacţiunii individului de percepţiile sale asupra mediului. Nedetecta-rea corectă a informaţiilor necesare duce nsă ntotdeauna, la eşecul companiei (Popa, Filip, p.227).
Sistemul de distribuţie al informaţiilor absolute constituie un pas important de realizat după rezolvarea problemei informa-ţiilor absolute.
Realizarea sistemului de distribuţie a informaţiilor de către manageri implică o altenativă ce constă n a comunica angajaţi-lor datele care să ducă la cunoaşterea de către aceştia a fazelor principale ale activităţii companiei.
Strategia optimă şi cea mai des utilizată este de a comunica fiecărui departament numai informaţiile care l privesc strict (Popa, Filip, p. 227).
Un rol important n comunicarea informa-ţiilor este legat de conţinutul acestora. Pe baza acestui criteriu se poate realiza comunicarea unor informaţii de mediu, o comunicare motivaţională sau o comuni-care instrucţională.
De menţionat că aceste tipuri se află ntr-o strnsă legatură ntre ele.
Distribuirea şi mai ales succesiunea distribuirii informaţiilor au n cadrul lor, o importanţă deosebită.
n practică, un proces de comunicare complet trebuie să cuprindă toate cele trei tipuri de comunicare.
Ordinea comunicarii acestor informaţii depinde nsă de filozofia de comunicaţii a companie

Tipuri de comunicare

Comunicarea unei instituţii poate mbrăca două aspecte:

A.    Comunicare internă reprezintă comunicarea n interiorul organizaţiei. Aceasta se desfăşoară pe patru paliere:


    Comunicarea de sus n jos (verticală descendentă)
- cuprinde fluxuri de informaţii (mesaje) generate de managerii de la nivelurile cele mai nalte ale instituţiei şi adresate celor de la nivelurile inferioare. Ea se manifestă ntre manageri şi subordonaţi şi se concretizează prin decizii, instrucţiuni, proceduri, reglementări interne, norme, rapoarte etc.

    Comunicarea de jos n sus (verticală ascendentă)
- se stabileşte ntre conducere şi subordonaţi, fiind caracterizată de fluxuri de informaţii orientate „de jos n sus” n cadrul unei organizaţii, pe verticala sistemului de management. Prin intermediul acestor canale de comunicare sunt furnizate informaţii pentru control şi fundamentare a deciziilor.

    Comunicarea orizontală
-    apare ntre persoane care ocupă poziţii situate la acelaşi nivel ierarhic n sistemul de management, ntre care există relaţii organizatorice de cooperare. Acest tip de comunicare este necesar pentru coordonarea diverselor funcţii ale instituţiei.

    Comunicarea oblică
-    apare, de obicei ntre persoane ce ocupă posturi situate pe niveluri ierarhice diferite, fără ca ntre acestea să existe relaţii de autoritate de tip ierarhic.

    Comunicarea n reţea
- n interiorul organizaţiei se configurează diverse grupuri, pe de o parte n raport cu structura firmei (departamentele), pe de altă parte n raport cu interesele indivizilor (grupuri informale).
- tipurile de reţele ce se pot forma la nivel organizaţional sunt:




TIP DE REŢEA    CARACTERISTICI

Tip LANŢ
        ntre persoane dispuse pe acelaşi nivel ierarhic
    distorsiunea mesajului datorată serialităţii fluxului informaţional

Tip Y        două persoane au acelaşi statut, a treia are un statut diferit
    feed-back rapid, eficient
    număr redus de legături
    există un grad de centralizare

Tip CERC        grad redus de interacţiune a grupului– un membru comunică doar cu alţi doi
    feed-back dificil
    organizare stabilă, satisfacţie mare

Tip ROATĂ        model centralizat de comunicare n grup
    dependenţă mare de leader n luarea deciziei
    structură stabilă


Tip STEA        descentralizare şi comunicare
    implicare egală ntre membrii
    feed-back rapid şi eficient
    viteză transmitere informaţie mică

Comunicarea n interiorul unei organizaţii poate fi formală sau informală. Aceasta din urmă are o importanţă mai mare dect cealaltă, dat fiind caracterul ei subiectiv şi neierarhizat. Un bun manager trebuie să ştie să utilizeze ambele tipuri de comunicare pentru a-şi fundamenta deciziilor.

B. Comunicare externă reprezintă o formă a comunicării destinată publicurilor-ţintă din afara organizaţiei (instituţii publice, partide politice, sindicate, cetăţeni, mass media, ONG-uri, donori  etc)


Modalităţi şi canale de comunicare

ORAL    SCRIS    NONVERBAL
Discursuri    Scrisori    Atingeri
Radio    Telefon    Mimică
Telefon    Ziare    Apropiere fizică
ntlniri de grup    Aviziere    
Televiziune    Telexuri    
Filme    Faxuri    
Videoconferinţe    Posta electronică    
 
Cele trei tipuri de comunicare au att avantaje ct şi dezavantaje. Practica demonstrează că atunci cnd un mesaj este repetat prin mai multe canale de comunicare, el va fi nţeles mult mai bine şi mai profund.
Comunicarea orală
Este prima formă de comunicare umană şi cea mai eficientă. Aceasta datorită contactului direct şi al răspunsului imediat. n cadrul comunicării orale, oamenii pot pune ntrebări şi clarifica problemele pe loc, iar contactul direct dintre manager şi subordonaţi induce un efect psihologic pozitiv. Comunicarea orală poate fi nregistrată şi arhivată.
Dintre dezavantaje amintim lipsa contactu-lui vizual n comunicarea telefonică şi radiofonică.
Această formă de comunicare se recoman-dă a fi realizată n momentul n care este necesar un impact puternic asupra recepto-rilor şi un răspuns rapid din partea acestora (Popa, Filip, p. 235).
Comunicarea nonverbală
n literatura de specialitate se afirmă că de cele mai multe ori gesturile spun mai mult dect cuvintele.
Studiile realizate n domeniu au identificat mai multe sisteme de clasificare ale limbajelor nonverbale. Ceea ce este esential este faptul că indiferent de sistem, sunt recunoscute trei categorii de limbaj: limbajul corpului, limbajul mediului si limbajul vocii.
Unii specialişti au clasificat limbajul corpului n cinci categorii: gesturi emble-matice, gesturi ilustrative, gesturi emoţionale, gesturi regulatoare şi gesturi de adaptare.
n legătură cu gesturile emblematice, acestea sunt gesturi general acceptate care exprimă anumite idei, n cadrul unei culturi. De remarcat că acelaşi gest poate avea semnificaţii diferite n cadrul mai multor culturi. De aceea se impune o atentă studiere a gesturilor emblematice ale culturii n care se va realiza comunicarea.
 Gesturile ilustrative au darul de a ntări mesajul verbal şi sunt realizate simultan cu acesta. Şi aici trebuie acordată o atenţie culturii n care se va face comunicarea.
 Gesturile emoţionale nsoţesc ntotdeauna mesajul, evidenţiind starea de spirit a celui care realizează comunicarea. Aceste gesturi sunt mai greu de controlat, ele reflectnd starea emoţională (Popa, Filip, p.236).
Gesturile regulatoare sunt cele realizate prin mişcările corpului, ale ochilor sau ale minilor n anumite momente ale comunicării şi au rolul de a sublinia aceste momente. Ele sunt realizate fie de către cel care comunică, fie de către receptori.
 Gesturile de adaptare sunt gesturi inconştiente care permit adaptarea la o anumită situaţie de moment. Ele sunt cunoscute sub numele de ticuri nervoase (Popa, Filip, p. 237).
Limbajul mediului este cea de a doua categorie de limbaj nonverbal şi vizează spaţiul de comunicare şi mbrăcămintea.
Prin observarea comportamentului cotidian au fost descoperite patru distanţe practicate de indivizi n funcţie de activitatea desfaşu-rată sau de tipul de persoană cu care intra n relaţie (Hall, 1966, p. 28).
Astfel, există o distanţă intimă de 40 – 50 cm de la care oamenii vorbesc cu prietenii sau cu cei apropiaţi familiei. Aceasta diferă n funcţie de cultura celor care comunică.
 Distanţa personală este practica-tă n relaţiile cu prietenii şi persoanele simpatizate. Este de 50 – 75 cm pentru prietenii apropiaţi, depăşind un metru pentru cei indiferenţi nouă. Distanţa este influenţată puternic cultural. Astfel, italienii, grecii, francezii, folosesc un spaţiu personal mai restrns dect americanii. Germanii, elveţienii, suedezii şi britanicii preferă un spaţiu mai mare comparativ cu nord-americanii (Burdus, Caprarescu, 1999, p.432).
 Distanţa socială arată spaţiul necesar confortului psihic n relaţiile sociale. n raporturile de serviciu, ea se poate situa la 2 – 3 metri n mod obişnuit. Distanţa socială creşte pe masură ce relaţiile sunt mai oficiale (Burdus, Capra-rescu, 1999, p.433).
 Distanţa publică se instalează ntre persoanele cu statut managerial şi social inegale. Tipul comunicării acceptată pentru o anumită distanţă diferă de la o cultură la alta. De exemplu, americanii acceptă distanţa intimă doar pentru comunicarea cu cei foarte apropiaţi, n timp ce japonezii preferă această distanţă intimă şi n cazul unor negocieri (Popa, Filip, p.237).



Selectarea modalităţilor şi canalelor de comunicare

Literatura de specialitate evidentiază faptul că nici o modalitate de comunicare nu este perfectă. De aceea trebuie selectată o anume modalitate şi un anume canal de comunicare.
n acest scop este necesară o analiză complexă a unor factori cantitativi şi calitativi.
            Analiza cantitativă urmareşte n esentă urmatorii factori:
1.                  auditoriul ţintă (răspandire geografi-că, poziţia n companie, varsta, sex, edu-caţie, obiceiuri);
2.                  numarul total al celor care receptează comunicarea prin modalitatea respectivă;
3.                  segmentarea audienţei pe categorii; estimarea audienţei interesate n comunica-re;
4.                  costul comunicării
Analiza calitativă este cea care dă multă bătaie de cap managerilor. Ea urmareşte n principal intensitatea impactului pe care l are mesajul asupra receptorilor.
Această analiză se poate face lund n considerare gradul de selectivitate, gradul de nţelegere, gradul de credibilitate, gradul de interacţiune şi gradul de acţiune al mesajului.
Unii specialişti folosesc metoda matriceală ca metodă de analiză, prin realizarea unor diagrame de impact precum cea din figura de mai jos.
 
 
 Lund n considerare cei cinci factori enumeraţi mai sus, se pot realiza zece astfel de diagrame.
n comunicarea internaţională, pe lngă toate aceste elemente, n procesul de selectare a modalităţii de comunicare, cultura este un alt element foarte important, care, neluat n calcul, duce la eşecul comunicării.
Aşa cum afirma şi Geert Hofstede referitor la cele patru dimensiuni culturale ale managementului, se constată că toate ţările caracterizate de un puternic colectivism (una din cele patru dimensiuni) au o cultură orală, n timp ce ţările caracterizate prin individualism au o cultură scrisă.
Literatura de specialitate apreciază că ntr-o ţară cu o cultură orală, de regulă, vor fi preferate metodele de comunicare orală, centrul de greutate va fi asigurat de contactele permanente şi de recomandările verbale.
ntr-o ţară cu o cultură orală, managerul care va avea de realizat o comunicare n scris, va exista tendinţa acestuia de a o face n logica unei comunicări orale.
n alegerea metodei de comunicare, complexitatea contextului cultural consti-tuie un alt element ce trebuie luat n considerare.
n ţările care au un context cultural complex, comunicarea realizată este o comunicare implicită.
Modul n care este percepută puterea este un element care influenţează comunicarea. n orice cultură există o anumită distanţă faţă de putere, distanţă mai mare sau mai mică.
Superiorii vor ncerca ntotdeauna să mentina şi să crească distanţa faţă de subordonaţi, n timp ce aceştia din urmă vor ncerca ntotdeauna să o reducă.
Indiferent de ct de mare este distanţa faţă de putere, aceasta din urmă impune o barieră n calea comunicării (Popa, Filip, p.240).



1 Mijloacele de comunicare


Există două tipuri de mijloace de comunicare utilizate la nivelul ANFP: cele scrise şi cele orale.

A.    COMUNICAREA N SCRIS

n redactarea unui mesaj trebuie urmată o secvenţialitate de etape, care constă n:
    Oportunitatea transmiterii mesajului;
    Definirea scopului mesajului;
    Adecvarea informaţiilor la tipul de receptor căruia i se adresează;
    Structurarea ideilor;
    Ierarhizarea ideilor;
    Claritatea argumentaţiei;
    Accesibilitatea informaţiilor transmise;
    Corectitudinea informaţiilor;
    Anticiparea reacţiei receptorului.

Tipurile de documente pe care le utilizează ANFP n comunicarea cu partenerii săi sunt:
    adrese
    scrisori oficiale
    puncte de vedere
    răspunsuri la petiţii, plngeri, sesizări
    solicitări
    note informative
    rapoarte
    memorii
    emailuri.

n privinţa serviciului de comunicare din cadrul ANFP, tipul de public cu care acesta interacţionează cel mai frecvent este presa. n acest sens, documentele care sunt redactate n cadrul procesului de comunicare cu presa sunt:

a. Comunicatul de presă. Reprezintă o metodă activă de difuzare a informaţiei, n format scris, simplă şi eficace, cu ajutorul căreia se transmite oficial presei o informaţie despre instituţie, cu scopul diseminării unui mesaj către publicul ţintă. Comunicatul de presă:
    aduce la cunoştinţa mass-media producerea unui eveniment;
    nştiinţează că se va produce un eveniment n viitor;
    aduce informaţii suplimentare despre un eveniment deja relatat n presă.

b. Dreptul la replică. Reprezintă o reacţie a instituţiei faţă de un punct de vedere vehiculat n presă, menit să corecteze anumite informaţii sau aserţiuni care aduc prejudicii imaginii sale.

c. Dosarul de presă. Reprezintă o modalitate conexă de transmitere a informaţiilor către mass-media, constnd n detalii despre o instituţie, un eveniment, o persoană, o activitate etc. Cuprinde informaţii de fond, şi nu de actualitate, menite să-l ajute pe jurnalist să nţeleagă  specificul instituţiei sau să furnizeze informaţii suplimentare despre aceasta. Se elaborează cu ocazia conferinţelor şi a călătoriilor de presă sau a unor evenimente speciale.


B.    COMUNICAREA ORALĂ

Comunicarea orală este cea mai eficientă metodă de comunicare, ntruct presupune un grad de interacţiune mai mare ntre interlocutori. O bună comunicare orală implică o serie de condiţii pe care trebuie să le ndeplinească  emiţătorul şi receptorul, cum ar fi:
    Buna cunoaştere a subiectului care urmează a se discuta;
    Informarea şi documentare prealabilă;
    Buna cunoaştere a domeniului de activitate al instituţiei, precum şi a normelor n vigoare;
    Atitudine cooperantă şi binevoitoare;
    Bună-credinţă şi respect reciproc;
    Ascultare activă şi oferirea de feed-back;
    Evitarea situaţiilor consensuale şi opţiunea pentru consens;
    Soluţii de tip win-win (mutual avantajoase).

Formulele cele mai frecvent utilizate n comunicarea orală a ANFP sunt:
    convorbirea directă (faţă n faţă)
    convorbirea telefonică
    şedinţa.
    atelierul de lucru
    masa rotundă
    seminarul
    conferinţa
    ntlnirea la nivel nalt.

n ceea ce priveşte comunicarea cu presa, aceasta poate lua următoarele forme:

 a. Briefingul se referă la un singur subiect, n scopul prezentării  pe scurt a unor informaţii sau de informare la zi privind activităţi, proiecte n desfăşurare, programe sau proceduri. Ca format, briefingul este de obicei o comunicare ntr-un singur sens, de la vorbitor spre auditoriu. Un briefing se organizează de obicei n cazul unor evenimente negative din evoluţia instituţiei, cnd există riscul ca acestea să fie greşit prezentate şi interpretate n presă.

b. Discursul reprezintă o modalitate de informare a publicului asupra rolului, misiunii şi specificului instituţiei. Este susţinut de către conducătorul instituţiei sau o persoană desemnată de acesta.

c. Interviul este o formă pasivă de difuzare a informaţiilor, n care se răspunde ntrebărilor jurnalistului. El poate avea ca destinaţii:
    presa scrisă;
    radio-ul;
    televiziunea.
Interviurile se solicită cu scopul aprofundării de către presă a unor informaţii primite cu ocazia unor comunicate de presă sau ştiri.

d. Conferinţa de presă are ca scop:
    popularizarea sau aducerea la cunoştinţa publicului larg a unui eveniment care suscită interes;
    economisirea timpului, prin oferirea posibilităţii jurnaliştilor de a adresa ntrebări conducerii instituţiei;
    furnizarea informaţiilor despre un anumit proiect de mare anvergură mai multor mijloace de comunicare n masă, simultan.
De regulă, o conferinţă de presă se organizează:
    atunci cnd organizaţia se bucură de un prestigiu suficient pentru a atrage un număr reprezentativ de ziarişti;
    evenimentul este destul de important nct să impună o prezentare detaliată n faţa presei;
    au survenit anumite modificări n structura sau activitatea organizaţiei, care necesită clarificări n faţa presei.






Fluxurile de comunicare
n orice organizaţie comunicaţiile se realizează pe anumite fluxuri, a căror diversitate solicită ncadrarea lor n anumite grupe, utiliznd mai multe criterii.
Astfel, n funcţie de direcţie, comunicarea poate fi: descendentă, ascendentă, orizontală şi diagonală
              Comunicarea descendentă urmea-ză, de regulă, relaţiilor de tip ierarhic, derulndu-se de la nivelul managementului de vrf, către nivelurile de execuţie. Principala problemă a acestui tip de comunicare o constituie marea probabi-litate ca mesajul să fie filtrat n timp ce este vehiculat de la un nivel la altul, deoarece, fiecare interpretează mesajele n funcţie de propriile necesităţi sau obiective (Burdus, Căprărescu, p.428).
              Comunicarea ascendentă. Prin acest flux se realizează trasmiterea informaţiilor de la nivelul subordonaţilor către nivelurile superioare ale managemen-tului. Prin ele se vehiculează rapoarte, cereri, opinii, sugestii. Comunicarea ascen-dentă are un rol deosebit n eficienti-zarea procesului de comunicare, deoarece atestă recepţia mesajelor transmise de manageri.
Dacă este o comunicare formală iar distanţa ierarhică este mare, apare din nou riscul distorsionarii informaţiilor.
             Comunicarea orizontală (latera-lă) este folosită ntre persoane sau compartimente situate la acelaşi nivel ierarhic. Prin această comunicare se facilitează coordonarea activităţilor ce vizează obiective comune, excluznd intervenţia managerilor de nivel superior.
             Comunicarea diagonală este utilizată n condiţiile n care membrii companiei nu pot comunica prin alte canale. Acest tip de comunicare prezintă o serie de avantaje: economia de timp şi costuri, folosirea unor relaţii informale, potentarea unui climat bazat pe apreciere reciprocă.
După gradul de oficializare, comunicarea poate fi formală şi informală.
             Comunicarea formală se realizează prin canale ierarhice stabilite n structura organizatorică. Aceasta este comunicarea oficiala şi autoritară. n acest context, n majoritatea cazurilor comunica-rea formală este o comunicare scrisă, sub forma statutelor, regulamentelor, a scrisori-lor, memoriilor şi a anunţurilor oficiale (Popa, Filip, p.240).
             Comunicarea informală este utilizată n cadrul firmei, nsa n afara canalelor oficiale. Acest tip de comunicare se distinge prin viteza şi eficienţa cu care circulă informaţiile. Problema de care trebuie să se ţină seama aici este aceea a circulaţiei zvonurilor.
n concluzie, pentru a realiza o comunicare eficientă, un manager experimentat trebuie să ştie cum să mbine comunicarea formală cu cea informală (Popa, Filip, p.240)
Eficienţa comunicării

Eficienţa comunicării este asigurată prin recunoaşterea şi mai ales prin evitarea unor bariere. n continuare vom analiza cteva dintre aceste bariere.
O prima barieră o constituie lipsa unei strategii a comunicării. De obicei, această barieră apare datorită lipsei timpului necesar. Soluţia pentru depăşirea ei este una ce ţine de cştigarea de timp.
O a doua barieră poate apărea n procesul planificării comunicării prin luarea n considerare a unor premise false (Popa, Filip, p.242). Soluţia n acest caz este o analiză atentă a receptorului şi a mediului n care acţionează acesta.
Bariere apar şi n etapa de realizare a mesajului propriu-zis. n acest context, o primă barieră este legată de abundenţa informaţiilor. Aici reaciile pot fi contradictorii. O primă reacţie este de a ignora o parte din informaţii, unele dintre acestea putnd fi nsă necesare.
Al doilea pericol l constituie prelucrarea greşită a unei părţi a informaţiilor, ceea ce poate duce la un mesaj eronat. Abundenţa informaţiilor poate avea ca efect ntrzierea prelucrării unei părţi a acestora.
O altă reacţie firească mpotriva avalanşei informaţiilor o constituie filtrarea acestora.
n realizarea mesajului, o altă barieră o constituie exprimarea săraca a conţinutului acestuia. Lipsa clarităţii şi a preciziei are consecinţe grave asupra nţelegerii mesajului. Această barieră apare ndeosebi n cazul comunicărilor scrise.
O barieră importantă n calea comunicării eficiente este reprezentată de alegerea unui canal inadecvat. Cu ct canalul este mai lung, cu att va creşte riscul distorsionării mesajului.
n comunicarea internaţională, pe lngă aceste bariere apar altele noi, de altă natură. Barierele specifice comunicării internaţio-nale pot fi grupate in trei mari categorii: bariere de limbă, bariere de cultură şi bariere de percepţie (Popa, Filip, p. 243).
                      Barierele de limbă vizează limba folosită n comunicare, n situatia n care nu este cunoscută dect emitentului mesajului.
                     Cultura naţională devine o barieră n momentul necunoaşterii ei de către cei din afară. n procesul comunicării, aceasta se manifestă n stilul de a comunica. Sunt ţări care practică o comunicare explicită şi altele care practică o comunicare implicită.
                     Percepţia reprezintă procesul de interpretare a mesajului de către receptor. Fiecare individ are o anumită percepţie asupra mediului din jurul său, mediu din care provin mesajele.
Studiile realizate asupra percepţiei au evidenţiat influenţa a patru factori care distorsionează percepţia : stereotipurile, efectul de halo, percepţia selectivăşsi proiecţia.
                    Stereotipurile constituie primul factor disturbant de perceptie. Acestea identifică un individ, folosind un raţiona-ment simplificat, ca facnd parte dintr-un anumit grup sau dintr-o anumită categorie (vrstă, sex, rasă etc.)
Datorită stereotipiilor, de exemplu, nu se vor comunica informaţii secrete unei femei prin prisma ideii că nicio femeie nu poate ţine un secret.
                   Efectul de halo este un al doilea factor disturbator care poate duce la o percepţie gresită. Acesta se produce n momentul n care un individ este apreciat şi categorisit n funcţie de un singur atribut al acestuia. Un astfel de “efect de halo” este reprezentat de ceea ce numim “ prima impresie”.
                Percepţia selectivă se produce datorită tendinţei oamenilor de a vedea lucrurile doar din punctul lor de vedere. Efectul acestei selecţii l reprezintă neperceperea sau neacceptarea lucrurilor care ies din această sferă proprie de inţelegere.
               Proiecţia constă n proiectarea propriilor atribute către ceilalţi indivizi. Acest fenomen se produce datorită ignorării celor din jur.
Ţinnd seama de numărul mare şi varietatea acestor bariere este foarte greu să realizezi o comunicare, ndeosebi n mediul internaţional, care să fie eficientă n proporţie de 100%. Totul este să cunoaştem şi să evităm pe ct posibil aceste bariere. Aceasta presupune experienţă şi mai ales arta de comunica.


Recomandări pentru mbunătăţirea comunicării interne şi externe

a. Comunicarea la nivelul ANFP
    definitivarea identităţii instituţionale;
    cultivarea spiritului de echipă;
    simplificarea procedurilor, n scopul dinamizării circuitului informaţiilor;
    identificarea unor modalităţi de motivare şi atragerea n sistem a specialiştilor;
    organizarea unor cursuri de instruire adaptate nevoilor de instruire şi specificului activităţii fiecărui compartiment;
    decongestionarea timpului de lucru al funcţionarilor publici;
    organizarea periodică a unor ntlniri colective pentru informarea conducerii şi personalului ANFP asupra activităţii celorlalte compartimente din instituţie.


b. Comunicarea cu publicul (funcţionarii publici şi cetăţenii)
    realizarea unor materiale informative cu privire la activitatea ANFP care să fie diseminate publicului;
    nfiinţarea unui birou de relaţii cu publicul;
    achiziţionarea unei centrale telefonice, care să permită direcţionarea apelurilor către persoanele abilitate din cadrul ANFP;
    mbunătăţirea designului şi structurii paginii web a ANFP;
    promovarea unei atitudini corecte şi amabile n relaţiile cu cetăţeanul.


c. Comunicarea cu mass-media
    transmiterea constantă de informaţii către mass media, n scopul cunoaşterii ct mai exacte a activităţii ANFP;
    identificarea persoanelor de contact din instituţiile de presă şi cultivarea colaborării cu acestea;
    organizarea mai frecventă a unor conferinţe de presă;
    desemnarea unui purtător de cuvnt de către conducerea ANFP;
    mbunătăţirea designului şi structurii paginii web a ANFP.





d. Comunicarea cu alte instituţii şi autorităţi publice
    crearea unei baze de date cu persoane, denumite comunicatori, care să reprezinte legătura dintre ANFP şi instituţia sau autoritatea publică respectivă;
    realizarea de ntruniri şi consultări cu reprezentanţii acestor instituţii, n cadrul cărora să se exprime puncte de vedere şi soluţii pentru problemele de interes comun;
    gestionarea n timp util şi ntr-o manieră profesionistă a solicitărilor din partea instituţiilor şi autorităţilor publice.
    actualizarea constantă a paginii web a ANFP.


Rolul comunicatorilor


n cadrul unei instituţii, comunicatorii sunt acele persoane desemnate să inter-relaţioneze cu diversele categorii de publicuri ţintă ale instituţiei. Astfel, fiecare birou, serviciu sau departament poate avea o persoană cu atribuţii de comunicare cu petenţii sau cu funcţionarii publici din interiorul sau din afara instituţiei respective.

n plus, la nivelul fiecărei instituţii există o structură care gestionează procesul de comunicare n ansamblul său. Este vorba despre compartimentul de comunicare sau de relaţii publice, care grupează de obicei specialişti ai procesului de comunicare.

Rolul tuturor acestor persoane, denumite generic comunicatori, este unul extrem de complex. Acesta constă ntr-o serie de acţiuni sau atitudini care generează n final imaginea instituţiei respective. Astfel, comunicatorii:

•    Creează şi consolidează ncrederea ntre membrii organizaţiei;
•    Educă membrii organizaţiei n sensul construirii unui climat organizaţional pozitiv;
•    Mediază comunicarea şi relaţiile pe verticală şi orizontală;
•    Facilitează soluţionarea problemelor;
•    Sprijină articularea, reprezentarea şi ajustarea intereselor personalului;
•    Se consultă cu managementul organizaţiei pentru a stabili de comun acord obiectivele strategice de comunicare ale instituţiei;
•    Investighează n permanenţă percepţia publicurilor- ţintă faţă de politica instituţiei;
•    Aleg mesajele potrivite n funcţie de publicurile vizate;
•    Selectează canalele de comunicare cele mai adecvate pentru receptarea optimă a mesajelor (formale şi informale);
•    Dovedesc pro-activitate n abordarea publicurilor- ţintă (anticiparea unor reacţii, prin prisma intereselor publicurilor ţintă);
•    Apelează la factorii externi care pot veni n sprijinul mesajelor formulate – tactica third party endorsement, lobby-ul;
•    Propun conducerii instituţiei ajustarea politicilor instituţiei n funcţie de aşteptările şi nevoile publicurilor ţintă.  



Rezultă că desemnarea comunicatorilor n cadrul unei instituţii şi stabilirea unei legături formalizate ntre comunicatorii de pe ntreg palierul administrativ reprezintă, din punctul nostru de vedere, o condiţie esenţială pentru buna funcţionare a oricărei instituţii sau organizaţii.



Glosar al termenilor de specialitate



COMUNICAREA – schimbul de informaţii, idei şi sentimente – reprezintă un proces interpersonal de transmitere şi recepţie de simboluri, asociate cu nţelesuri. Comunicarea este fenomenul care permite crearea de legături de esenţă informaţională ntre oameni, ntre instituţii şi ntre instituţii şi oameni.

COMUNICAREA INTERNĂ reprezintă schimbul de informaţii ntre diferite niveluri ierarhice şi n cadrul aceluiaşi nivel, cu scopul de a asigura informarea n cadrul organizaţiei, ndeplinirea obiectivelor şi menţinerea standardelor de performanţă.

COMUNICAREA EXTERNĂ reprezintă schimbul de informaţii dintre organizaţie  şi mediul exterior (instituţii publice, partide politice, sindicate, cetăţeni, mass media, ONG-uri, donori etc).

COMUNICAREA VERBALĂ este o formă de comunicare directă, cu caracter personal, n care perioada de graţie (intervalul dintre ntrebare şi răspuns) furnizează timpul necesar pentru a decide asupra ideilor ce se vor emite şi pentru a lua decizii legate de mesaj.

COMUNICAREA NON-VERBALĂ (kinetica) se referă la  gesturile, expresia feţei (mimica, zmbetul, privirea), mişcarea corpului (postura corpului şi a membrelor), prezenţa personală (vestimentaţie, accesorii, parfum) a celui care comunică şi la efectele pe care le au acestea asupra interlocutorului. n comunicarea orală (directă, faţă n faţă), oamenii transmit mesaje şi prin intermediul expresiilor faciale, modulaţiilor vocii, gesturilor şi a posturii corpului.

CANALELE DE COMUNICARE reprezintă mediile prin care se transmit informaţiile de la emiţător la receptor.

IMAGINEA ORGANIZAŢIONALĂ reprezintă sinteza modului n care instituţia se percepe pe sine, precum şi a modului n care aceasta este percepută de diferitele categorii de publicuri cu care interacţionează. O instituţie publică trebuie să se ocupe n egală măsură de publicul său intern, ca şi de cel extern.

IMAGINEA DORITĂ (WISH IMAGE) este imaginea pe care conducerea instituţiei doreşte să o promoveze n interiorul şi n exteriorul său. Pe baza identificării acesteia se formulează obiectivele de relaţii publice, de realismul lor depinznd n mare măsură succesul ntregii activităţi de relaţii publice.

MASS - MEDIA sunt mijloacele de comunicare n masă, considerate a fi formatoare de opinie: radioul, televiziunea, cinematograful, ziarele şi revistele. Termenul mass-media identifică acele mijloace ale comunicării bazate pe tehnologie, prin intermediul cărora se construieşte o punte ntre cel care comunică şi cel care receptează.
 
PUBLICUL ŢINTĂ  reprezintă acea categorie de beneficiari, bine delimitată, la care se raportează ntreaga activitate a unei instituţii.

RELAŢIILE PUBLICE constituie efortul deliberat, susţinut şi planificat de a stabili şi a menţine nţelegerea reciprocă ntre o organizaţie şi publicul său ţintă. Relaţiile publice sunt un mediator ntre o organizaţie şi publicul său existent sau potenţial. Relaţiile publice prelucrează mesajul brut al organizaţiei, potrivit aşteptărilor şi preferinţelor publicului.

RELAŢIILE CU PUBLICUL reprezintă  una dintre componentele relaţiilor publice, care desemnează interfaţa de relaţionare directă a unei instituţii cu publicul său (de exemplu, biroul de relaţii cu publicul, secretariatul etc).

STAKEHOLDERI reprezintă factorii implicaţi n activitatea specifică a instituţiei ce pot influenţa, prin feed-back, deciziile luate la nivelul acesteia.
Referat oferit de www.ReferateOk.ro
Home : Despre Noi : Contact : Parteneri  
Horoscop
Copyright(c) 2008 - 2012 Referate Ok
referate, referat, referate romana, referate istorie, referate franceza, referat romana, referate engleza, fizica