1

 Sistemul informaţional al managementului

Procesul managerial este înţeles, în primul rînd,ca un proces de folosire a informaţiei, actul conducerii reaiizîndu-se în cadrul ciclului:

INFORMAŢIE —> DECIZIE —> ACŢIUNE

Momentul central al acestui proces îl reprezintă luarea deciziei. Adoptarea acesteia generează informaţia decizională care, transmisă la executanţi, se traduce în acţiuni de producţie propriu-zisă.

Sistemul managerial al oricărei societăţi poate fi privit ca reţea de informaţii, de comunicări orizontale şi verticale în cadrul căreia compartimentele, personalul de conducere şi personalul condus reprezintă nodurile reţelei. lată de ce, pe structura organizatorică, sistemul managerial trebuie să folosească un sistem informaţional adecvat şi eficient.

Deoarece managementul înseamnă în primul rînd informaţie şi comunicare, se poate fundamenta folosirea informaţiilor ca metodă.

Sub acest aspect (şi nu strict ca subsistem) sistemul informaţional al managementului poate fi definit ca sistem manual sau computerizat, proiectat şi aplicat cu scopul de a furniza managerilor de la toate nivelurile şi funcţiile informaţiile parvenite din sursele interne şi externe organizaţiei, pentru comunicarea şi utilizarea acestora în adoptarea de decizii eficiente în activităţile de previziune, organizare, coordonare şi control, conform competenţelor specifice.

În acest context, ca "sistem de management" sau doar ca "tehnică" în etapa de luare a deciziei, sistemul informaţional al managementului prezintă următoarele caracteristici:

- se bazează pe o circulaţie verticală a informaţiilor (de exemplu, între subordonaţi şi conducători);

       - este alcătuit dintr-o multitudine de subsisteme care furnizează informaţii de la cele curente, operative, pînă la cele strategice;

- subsistemele componente sînt astfel coordonate şt integrate, încît formează un tot unitar;

       - necesită o bază de date bine pusă la punct, actualizată şi structurată astfel încît să permită accesul rapid al managerilor la informaţiile stocate în ea;

       - utilizează în mare măsură instrumentarul tehnic, solicitînd extinderea utilizării sistemelor automate;

      - presupune antrenarea continuă a unui personal cu o înaltă competenţă profesională.

Deşi are puternicul avantaj al unor decizii riguros fundamentate şi adoptate în timp scurt, principala dificultate în aplicarea sistemului informaţional al managementului o constituie necesitatea existenţei permanente a unui înalt nivel de pregătire a majorităţii covîrşitoare a personalului.

Sistemul decizional este foarte strâns legat de sistemul informaţional. Sistemul informaţional reprezintă un ansamblu de fluxuri şi circuite informaţionale organizate într-o concepţie unitară, utilizându-se metode, proceduri, resurse materiale şi umane, pentru selectarea, înregistrarea, prelucrarea, stocarea şi/sau transmiterea datelor şi informaţiilor.

Legătura dintre sistemul decizional şi sistemul informaţional poate fi pre­zentată sintetic astfel:

a)  la intrare, sistemul informaţional furnizează sistemului decizional „materia
primă" (informaţia) pe care acesta din urmă o prelucrează;

b) la ieşire, sistemui informaţional dirijează deciziile luate în cadrul sistemului
decizional pentru a fi executate şi aplicate de celelalte subsisteme ale firmei;

     c) sistemul informaţional ca atare necesită un circuit intern de informaţii.
       Sistemul informaţional şi cei decizional sunt cuplate, variabilele de intrare ale unuia fiind variabile de ieşire ale celuilalt, aşa cum reiese din figura 1.

Sistemul informaţional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor organizaţiei.

De reţinut că o asemenea definire a sistemului informaţional are un caracter cuprinzător, în sensul că include spre deosebire de definiţiile date de alţi specialişti şi informaţiile, fluxurile informaţionale şi mijloacele de prelucrare a datelor. După opinia lui Ovidiu Nicolescu şi Ion Verboncu, definirea sistemului informaţional pornind de la rolul său în ansamblul activităţilor întreprinderii este o condiţie sine-qua-non pentru înţelegerea corectă nu numai a problematicii informaţionale, ci şi, în genere, a problematicii manageriale.

Ei accentuează asupra acestui aspect întrucât, nu de puţine ori, mai ales unii informaticieni, pun semnul egalităţii între sistemul informatic, care se rezumă în esenţă la culegerea, transmiterea şi prelucrarea cu mijloace automatizate a informaţiilor, şi sistemul informaţional care, conform definiţiei de mai sus, este sensibil mai cuprinzător.

Raporturile dintre sistemul informaţional şi cel informatic sunt de întreg-parte
(figura 2).  

Sistemul informaţional

                                                Sistemul informatic

 Fig. 2 Raporturile dintre sistemul informaţional şi cel informatic

Definiţia de mai sus are şi un caracter realist prin aceea că nu condiţionează ca ansamblul elementelor încorporate să fie riguros organizate prin integrate. Într-o societate comercială sau regie autonomă există un sistem informaţional chiar dacă componentele sale nu sunt integrate sau organizate riguros, ceea ce fireşte că se reflectă în diminuarea calităţii sale de ansamblu.

  Imaginea din fig.3 ilustrează de ce este necesar să definim termenul de sistem informaţional din punct de vedere al procesului de management, alături de noţiunile “tehnologie informaţională” şi “management”.

Fig. 3. Sistemul informaţional şi tehnologiile informaţionale

în contextul managementului.

Sistemele informaţionale sînt acele sisteme ce utilizează tehnologii informaţionale pentru colectarea, transmiterea, stocarea, regăsirea, manipularea, vizualizarea informaţiei folosită în unul sau mai multe procese de management.